Hóa Đơn Thương Mại và Hóa Đơn Điện Tử: Sự Liên Kết và Thời Điểm Sử Dụng

Công ty TNHH A và Vấn Đề Hóa Đơn Thương Mại

Công ty TNHH A chuyên về xuất khẩu hàng hóa mà không tham gia vào thị trường nội địa. Trong hoạt động kinh doanh của mình, công ty chỉ sử dụng hóa đơn thương mại (invoice) mà không áp dụng bất cứ hình thức hóa đơn nào khác. Vậy liệu công ty có bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử hay không?

Tóm tắt nội dung chính

1. Hóa đơn thương mại giống hóa đơn điện tử?
2. Hóa đơn thương mại có thể chuyển sang hóa đơn điện tử được hay không?
3. Hóa đơn thương mại mà không cần dùng tới nữa phải xử lý như thế nào?

Hóa Đơn Thương Mại Giống Hóa Đơn Điện Tử?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các thuật ngữ được định nghĩa rõ ràng:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ biên nhận thông tin giao dịch.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được xuất ở định dạng dữ liệu điện tử, được ký số và thực hiện bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là bằng chứng xác nhận giao dịch giữa bên bán và bên mua, thường được sử dụng trong thủ tục xuất nhập khẩu, cũng như là cơ sở để tính các loại phí liên quan.

Do đó, có thể kết luận rằng hóa đơn thương mại chủ yếu áp dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, trong khi hóa đơn điện tử là hình thức giao dịch giữa các tổ chức và cá nhân trong cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Hóa Đơn Thương Mại Có Chuyển Sang Hóa Đơn Điện Tử Được Hay Không?

Theo Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng cho người bán hàng hóa cung cấp dịch vụ theo phương pháp khấu trừ.
2. Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho người bán hàng hóa cung cấp dịch vụ theo phương pháp trực tiếp.
3. Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử và các chứng từ điện tử khác.

Từ đó, có thể nhận thấy rằng hóa đơn thương mại không nằm trong danh sách các loại hóa đơn điện tử theo quy định. Bên cạnh đó, cũng không có quy định nào yêu cầu chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử. Do vậy, công ty TNHH A có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại trong các hoạt động xuất khẩu như trước.

Hóa Đơn Thương Mại Mà Không Cần Dùng Tới Nữa Phải Xử Lý Như Thế Nào?

Trong trường hợp công ty không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại, theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, quy trình hủy hóa đơn phải được thực hiện như sau:

1. Các trường hợp cần hủy hóa đơn:

   • Hóa đơn bị in sai, in trùng, hoặc in thừa sẽ phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng.
   • Tổ chức hoặc cá nhân có hóa đơn không còn nhu cầu sử dụng cần thực hiện hủy hóa đơn trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày thông báo cho cơ quan thuế.
   • Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn đã hết giá trị sử dụng, việc hủy hóa đơn phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận thông báo.

2. Quy trình hủy hóa đơn:

   • Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
   • Thành lập hội đồng hủy hóa đơn (không cần với hộ, cá nhân kinh doanh).
   • Các thành viên hội đồng phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

3. Hồ sơ cần lưu trữ gồm:

   • Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (nếu có).
   • Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
   • Biên bản hủy hóa đơn.
   • Thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi đến cơ quan thuế không quá 5 ngày kể từ ngày hủy.

Tóm lại, việc xử lý hóa đơn thương mại không còn sử dụng phải tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật để bảo đảm tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh.

Kết Luận

Trong bối cảnh hiện nay, việc nắm vững các quy định về hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Công ty TNHH A có thể yên tâm tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại mà không cần phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Để tìm hiểu thêm về các quy định và dịch vụ pháp lý liên quan, vui lòng truy cập vào trang web luật.

Câu hỏi thường gặp:

Câu hỏi: Công ty TNHH A chuyên về mặt hàng xuất khẩu, không kinh doanh nội địa. Công ty chỉ sử dụng hóa đơn thương mại mà không sử dụng hóa đơn nào khác. Vậy có bắt buộc phải chuyển hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn thương mại không thuộc các loại hóa đơn điện tử và không có quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn thương mại sang hóa đơn điện tử. Vì vậy, công ty TNHH A có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn thương mại trong nghiệp vụ xuất khẩu của mình như bình thường mà không cần chuyển đổi.

Hóa đơn thương mại được sử dụng chủ yếu để xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua trong quá trình xuất nhập khẩu. Hơn nữa, công ty cũng không cần tuân theo quy định về hóa đơn điện tử mà chỉ cần thực hiện theo quy định về hóa đơn thương mại.